学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备考察的文件资料，它起着凭证、依据和史料的作用，并为学生会更好地开展工作提供丰富材料。为完善学生会的管理，使学生会工作更清晰明了，制定档案制度如下：
一、工作计划档案
1.学生会各职能部门每学期初必须递交一份工作计划，学期末做一份工作总结报告。
2.主席团在学期初应制定学生会本学期的工作方案，并在期末作工作报告。
二、大型活动档案
1.在每次大型活动之前，负责部门应递交详细的计划和经费预算，由主管部门的负责人对活动的时间、地点、人事、活动内容及过程给予总结性记录。
2.上述记录须经分管主席审核交秘书处入档。
三、学生会干部工作档案
1.年度换届结束后，由干部本人填写工作档案，包括姓名、职务、所在学院、专业、宿舍、本人所做工作、取得成果，并附上领导或老师的评价。
2.干部任职期满后必须递交一份详细的述职报告，总结在职期间的工作内容及经验教训。
3.经学生会主席团审核后方可存入档案。
四、各部门的工作档案包括组成成员、部门职能与所开展的工作、取得的成果及工作计划。
五、学生会的物品、设备统一管理，任何人不得私自借用和占有。
档案库资料属学生会所有，由秘书处严格管理，一般情况下不予外借。
备注：
1.本制度解释权归环境与资源学院学生会所有。
2.本制度自公布之日起实施。
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